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Tools (Werkzeuge)
Unter dem Plex-Fenster befindet sich das Tools-Fenster. Es enthält Werkzeuge für Notizen (Notes), Eigenschaften (Properties), Suche (Search) und Geschichte (History). Klicken Sie auf den entsprechenden Button, um das gewünschte Tool zu benutzen.
Die Reihenfolge der Buttons kann Ihren Anforderungen entsprechend geändert werden. Ziehen Sie einfach einen Button nach links oder rechts.
Die kleinen Schaltflächen rechts in der Tools-Leiste können Sie benutzen, um das Tools-Fenster zu konfigurieren und mehrere Werkzeuge gleichzeitig darzustellen.
Das Notiz-Tool
Obwohl ein Gedanke nur mit einer Datei, einer Webseite oder einer Verknüpfung assoziiert werden kann, ist es möglich eine Vielzahl weiterer Informationen als 'Notizen' zu verwalten. Die Notizen eines Gedankens stehen in dem Notiz-Bereich des Tools-Fensters. Notizen sind sichtbar, wenn der 'Notes' Button aktiv ist. Es muss dazu also keine zusätzliche Anwendung gestartet werden. Notizen sind sehr nützlich, um Anmerkungen zu machen oder einen Gedanken zu vertiefen.
Das Notiz-Tool ist eine einfache und zugleich sehr ausgereifte Textverarbeitung, denn die Notizen eines Gedankens können Text enthalten, den Sie manuell eingeben oder über die Zwischenablage einfügen, daneben können Sie hier auch andere Objekte wie Bilder und Sound, Verknüpfungen oder jede Kombination von diesen Objekten hier verwalten.
Jede Anwendung, die OLE (Object Linking and Embedding) unterstützt, lässt Sie Elemente per 'Drag and Drop' in die Notizen einfügen. Wenn Sie zum Beispiel auf einer Webseite ein Bild sehen, das Sie gerne in die Notizen eines bestimmten Gedankens einfügen möchten, ziehen Sie es einfach per Drag and Drop dorthin. Aber, wenn Sie ein Bild aus dem Internet hereinziehen wollen, kann es ein Problem geben: das Bild enthält eventuell keine Adresse (Hyperlink) - falls es sie enthält, wird nur die Adresse in den Notizen erscheinen, nicht das Bild selbst.
Wenn eine Anwendung OLE nicht unterstützt, können das gewünschte Objekt in der Regel ausschneiden oder kopieren und in die Notizen einfügen.
Bilder aus Netscape importieren:
Eine bekannte Ausnahme von der oben beschriebenen Vorgehensweise betrifft den Netscape Browser, der OLE nicht unterstützt. Um das Bild von einer Web-Seite in die Notizen einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Notizen speichern
Genauso wie die Gedanken selbst, werden die Notizen zu einem Gedanken automatisch gespeichert, sobald ein neuer Gedanke aktiviert wird. Sie brauchen also nicht manuell zu speichern, obwohl dies auch möglich ist:
Notizen können auch in einer separaten Datei in jedem anderen Datei-Verzeichnis gespeichert werden:
Einem Gedanken zusätzlichen Inhalt hinzufügen
Gute Nachrichten! Wenn Sie einem Gedanken mehr als nur eine Datei anhängen möchten und dachten, es wäre nicht möglich, werden Sie froh sein zu erfahren, daß Sie zusätzliche Verknüpfungen zu Dateien in den Notizen erstellen können. Klicken Sie im Windows-Explorer mit der rechten Maustaste auf eine Datei, wählen Sie 'Verknüpfung erstellen'. Sie können die Icons aus dem Explorer oder vom Desktop in die Notizen einfügen. Ein Klick auf die Verknüpfung öffnet dann die Datei.
Das Notiz-Tool zur Textverarbeitung nutzen
Wenn Sie irgendeine komfortablere Textverarbeitung als das Windows-Notepad verwenden, werden Sie keine Schwierigkeiten haben, das Notiz-Tool auch zur Textverarbeitung zu benutzen.
Funktionen wie die Auswahl der Schriftart und -größe (z.B. fett, kursiv oder unterstrichen), Farbe (Aufruf des Pfeil-Menü zeigt Farbauswahl), Blocksatz und sogar Aufzählungspunkte sind in der Symbolleiste im oberen Bereich des Notiz-Toolfensters verfügbar. Auf weitere Funktionen kann durch Aufruf der Menüs 'File' oder 'Edit' zugegriffen werden.
Das Notiz-Menü 'File'
Eine Datei importieren
Notizen können aus vorhandenen Dateien importiert werden, wenn die Dateien in den Formaten ASCII oder RTF vorliegen. Wenn Sie die Datei vollständig in die Notizen einfügen möchten, starten Sie am besten die Anwendung, in der die Datei erstellt wurde und speichern oder exportieren die Datei im RTF Format, welches im Gegensatz zu ASCII Formatierungen und Grafiken enthalten kann. Wenn Sie dies getan haben, können Sie die Datei in die Notizen ziehen oder im 'File' Menü die Option 'Import File' wählen.
Speichern
Sie brauchen die Notizen zu einem Gedanken nicht manuell zu speichern. Sie werden automatisch gespeichert, sobald Sie einen anderen Gedanken aktivieren. Unter gewissen Umständen möchten Sie vielleicht dennoch manuell speichern, wenn die Notizen z.B. sehr lang sind und Sie sich ab und zu vor einem ungewollten Datenverlust (z.B. verursacht durch einen Stromausfall) schützen möchten.
Wenn Sie dies getan haben, wird die Option 'Save' im File Menü solange grau ausgeblendet, bis Sie wieder eine Änderung in den Notizen vornehmen.
Als Kopie speichern
Wie oben schon erwähnt, können Sie die Notizen eines Gedankens auch in einer separaten Datei in einem beliebigen Verzeichnis speichern. Gehen Sie so vor:
Die Notizen werden im Rich Text Format (RTF) gespeichert, welches auch von anderen gängigen Windows 95 kompatiblen Textverarbeitungsprogrammen gelesen werden kann.
Um eine Notiz zu drucken, wählen Sie 'Print' im Menü 'File'.
Drucker einrichten
Wählen Sie die Option 'Print Setup', so werden die Einstellungen Ihres Druckers angezeigt und seine Eigenschaften können verändert werden. Weitere Informationen betreffen das Papierformat, die Papierzufuhr und die Seitenausrichtung.
Seite einrichten
Wenn Sie die 'Page Setup' Option im Menü 'File' wählen, wird die Seiteneinrichtung für das Notiz-Objektes angezeigt, Sie können das Papierformat, Papierzufuhr, Seitenausrichtung und die Seitenränder definieren.
Standard Schrift einstellen
Die Option 'Set default Font' erlaubt es Ihnen eine neue Standardschrift zu definieren, welche für die Notizen verwendet wird, nachdem sie festgelegt wurde.
Einstellungen widerrufen
Wenn Sie 'Abandon Changes' wählen, werden alle Änderungen, die Sie in den Notizen vorgenommen haben, wieder rückgängig gemacht. Wenn Sie eine Notiz manuell gespeichert haben, werden nur die nach der letzten Speicherung vorgenommenen Änderungen gestrichen. Beachten Sie, daß durch die Aktivierung eines anderen Gedankens, die aktuellen (ausgehenden) Notizen gespeichert werden und Änderungen dann nicht mehr über diese Funktion rückgängig gemacht werden können, auch wenn Sie zu diesem Gedanken zurückkehren.
Das Notiz-Menü 'Edit'
Undo (Rückgängig)
Wenn eine Aktion ausgeführt wurde und rückgängig gemacht werden kann, erscheint die Option Undo oben in dem Notiz-Menü Edit.
Cut and Copy (Ausschneiden und Kopieren)
'Cut' und 'Copy' bewirken im Notiz-Tool die gleiche Funktionen wie in anderen Anwendungsprogrammen auch. Wenn Sie im Notiz-Fenster alles oder einen Teil des Textes markiert haben, wird 'Cut' die Auswahl löschen und in der Zwischenablage speichern, während 'Copy' sie nur in der Zwischenablage speichert. Sie können Teile einer Notiz in andere Anwendungen übernehmen, indem Sie Cut und Copy im Notiz-Tool verwenden und es in der Anwendung einfügen.
Paste (Einfügen)
'Paste' fügt Informationen aus der Zwischenablage in die Notizen ein. So können Sie Informationen, die Sie in einer anderen Anwendung ausgeschnitten oder kopiert haben, in die Notizen übernehmen.
Clear (Löschen)
Die 'Clear' Funktion löscht sämtliche markierte Information; das Drücken der Entfernen-Taste bewirkt das Gleiche. Die Information wird im Gegensatz zu 'Cut' nicht in der Zwischenablage gespeichert. Die gelöschte Information kann nur über die 'Undo' Funktion wiederhergestellt werden.
Select All (Alles markieren)
Der gesamte Inhalt einer Notiz wird markiert. Sie können diese Funktion verwenden, um z.B. den gesamten Inhalt einer Notiz zu kopieren, um ihn in eine andere Anwendung einzufügen.
Find/Find Next/Replace (Suchen, Nächstes Suchen, Ersetzen)
Diese Funktionen erlauben es, nach einem bestimmten Wort oder einer Wortphrase irgendwo in der Notiz zu suchen und es bei Bedarf durch ein anderes Wort ersetzen zu lassen.
Insert New Object (neues Objekt einfügen)
Wenn Sie ein Objekt wie z.B. ein Bild oder eine Sounddatei erstellen oder verändern möchten, bevor Sie es in die Notizen einfügen, benutzen Sie die 'Insert Object' Funktion. Nach der Auswahl erscheint eine Dialogbox, welche Sie nach dem Typ des zu erstellenden Objektes fragt und Ihnen die Gelegenheit gibt, ein neues Objekt zu erstellen oder eine vorhandene Datei zu wählen. Sie können durch das Ankreuzen einer Box auch bestimmen, ob das Objekt als Icon in den Notizen dargestellt werden soll. Wenn Sie OK drücken, öffnet PersonalBrain das erforderliche Anwendungsprogramm. Wenn Sie an einem Bild arbeiten, wird es in den Notizen dargestellt. Wenn Sie damit fertig sind, schließen Sie einfach die Anwendung und das Bild wird in den Notizen gespeichert. Einige Anwendungen starten auch innerhalb des Notiz-Fensters.
Object Properties (Objekteigenschaften)
Zeigt die generellen Eigenschaften eines in die Notizen eingebetteten Objektes an. Ebenso werden. Die Anzeigeoptionen zur Darstellung werden als änderbare Parameter oder als Icon angeboten.
Object (Objekt)
Wenn Sie ein Objekt in die Notizen eingefügt haben, können Sie durch die Wahl dieser Option das Objekt zum Bearbeiten öffnen (falls nur das Icon angezeigt sein sollte). Sie können das Objekt auch mit Hilfe des Menüs der Objekt-Anwendung bearbeiten.
Das Eigenschaften-Tool (Properties)
Das Eigenschaften-Tool bietet nützliche Informationen über den aktiven Gedanken sowie über seinen Inhalt. Es ist ein kontextsensitives Menü, d.h. die hier beschriebenen Dialogboxen und Buttons können sich je nach Inhalt des aktiven Gedankens unterschiedlich darstellen.
Der Bildschirmausschnitt zeigt die Eigenschaften eines Gedankens mit der Bezeichnung Autoren, an welchen ein Word Dokument mit dem Namen 'Autoren.doc' angehängt wurde. Sie können den Namen des aktiven Gedankens durch Überschreiben der aktuellen Bezeichnung in den Eigenschaften verändern.
Wenn anstelle einer Datei eine Webseite angehängt wäre, würde die zugehörige Adresse (URL) in den Eigenschaften angezeigt.
Ein Klick auf den Details Button liefert Informationen über den Pfad und den Dateinamen des Gedanken-Inhalts. Dies ist hilfreich, wenn Sie eine Datei aus dem Brain verschieben möchten. Die 'Details' Dialogbox für den Inhalt gibt Ihnen die Möglichkeit den Inhalts des Gedanken durch eine andere Auswahl zu verändern.
'Created' im unteren Bereich der Eigenschaften zeigt das Datum und die Zeit der Erstellung des Gedankens an. 'Modified' gibt dementsprechend die letzte Veränderung. 'Active' zeigt an, wieviel Zeit für diesen Gedanken bisher verwendet wurde, d.h. nicht nur in der aktuellen Session sondern insgesamt seit seiner Erstellung.
Wenn ein Gedanke noch nicht mit einer Datei oder Webseite verknüpft ist, kann der 'Select Content' Button ausgewählt werden. Wenn Sie auf ihn klicken wird eine Dialogbox angezeigt und Sie können dem Gedanken Inhalt hinzufügen. Sie können den gleichen Dialog auch aufrufen, indem Sie einen inhaltslosen aktivieren und dann nochmals auf ihn klicken.
Sie können einem Gedanken auch Schlüsselworte hinzufügen. Diese helfen bei einer späteren Suche nach bestimmten Gedanken, z.B. wenn Sie die Abfrage-Funktion (Query) des Such-Tools verwenden. Falls Sie mehr als ein Schlüsselwort hinterlegen wollen, trennen Sie die einzelnen Wörter durch Leerzeichen.
Sie können einen Gedanken auch als 'privat' kennzeichnen. Wenn Sie ein Brain im Internet veröffentlichen, werden die privaten Gedanken anderen Benutzern nicht angezeigt.
Wenn Sie auf den 'Attach Graphics' Button klicken, können Sie dem aktiven Gedanken ein Bild hinzufügen. Eine verkleinerte Abbildung des Bildes wird im Eigenschaften-Tool angezeigt. Sie können das Bild auch über den Gedanken anzeigen lassen, wenn Sie 'Thought Graphics' in den Anzeige Optionen wählen.
Das Such-Tool
Das Such-Tool ist ein hervorragendes Hilfsmittel, um einen bestimmten Gedanken im Brain zu identifizieren und zu aktivieren. Das Such-Tool zeigt in alphabetischer Reihenfolge eine Liste aller Gedanken - nach Kategorien selektierbar. Die Standard-Einstellung ist die Kategorie 'All Thoughts', d.h. alle vorhandenen Gedanken in Ihrem Brain werden aufgelistet. Andere verfügbare Kategorien sind: Abfrage (Query), Vergessene Gedanken (forgotten thoughts), Elternlose Gedanken (parentless thoughts), Gedanken mit Dateianhängen (thoughts with files), Web-Seiten (Web Pages) und/oder angehängte Verknüpfungen, Verwandte Gedanken (related thoughts), ungültige Web Adressen (invalid Web Links) und Gedanken mit einer bestimmten Dateierweiterung.
Um einen Gedanken aus der Suchliste zu aktivieren, klicken Sie einfach auf ihn. Um eine bestimmte Gedankenkategorie zu betrachten, öffnen Sie die Auswahlliste durch einen Klick auf den kleinen nach unten gerichteten Pfeil.
Elternlose Gedanken (parentless thoughts)
Elternlose Gedanken sind solche Gedanken, die keine Eltern besitzen. Es sind häufig Überschriften oder Themen-Bezeichnungen, die als Einstiegspunkt für ein bestimmtes Gebiet dienen.
Verwandte Gedanken (related thoughts)
Die Kategorie zeigt in einer Liste die Gedanken, die mit dem aktiven Gedanken verwandt sind. Es hilft Ihnen zu erkennen, welche Gedanken mit dem aktiven in einer engen Beziehung stehen. Die Liste der verwandten Gedanken aktualisiert sich automatisch, wenn Sie einen anderen Gedanken aktivieren.
Wenn Sie diese Kategorie auswählen, werden Sie von PersonalBrain gefragt, wieviele Generationen angezeigt werden sollen. Generationen werden vom aktiven Gedanken ausgehend gezählt (seine Kinder sind z.B. eine Generation entfernt). Je weniger Generationen Sie darstellen lassen, desto näher werden die gefundenen Gedanken mit dem aktiven Gedanken verwandt sein. Wenn Sie sehr viele Generationen anzeigen lassen, könnte es sein, daß alle Gedanken des Brains angezeigt werden.
Ungültige Web-Links
Wenn Sie diese Kategorie auswählen, wird PersonalBrain nach Web Links suchen, deren Adressen nicht mehr gültig sind (sogenannte 'dead links'). Diese werden dann in Listenform angezeigt.
Suchen (Find)
Der 'Find' Button befindet sich rechts von der Such-Auswahlliste. Verwenden Sie diese Suchoption, wenn Sie einen bestimmten Gedanken wiederfinden möchten. Wenn Sie den 'Find' Button anklicken wird eine Such-Dialogbox angezeigt, in der die Kriterien für die Suche in Ihrem Brain festgelegt werden können.
Kriterien können z.B. der Name eines Gedankens, Schlüsselworte, der angehängte Dateityp, das Datum, die Zeit der Erstellung, der letzten Veränderung oder des letzten Zugriffs sein.
Das History-Tool
Wenn Sie das History-Tool ausgewählt haben, wird eine Liste mit Gedanken angezeigt, die in einem auszuwählenden Zeitraum erstellt, verändert oder aktiviert wurden. Ein Balken neben dem Gedanken zeigt die relative Bearbeitungszeit dieses Gedankens an.
Mit Hilfe dieser Funktion können Sie sehen, woran Sie in der letzten Zeit gearbeitet haben. Es ist sehr nützlich, wenn Sie kurz unterbrochen worden sind und dabei 'den roten Faden' verloren haben. Für Projektmanager, die eine Produktivitätskontrolle durchführen müssen, kann diese Funktion sehr hilfreich sein. Falls Sie auf Basis der aufgewendeten Arbeitszeit abrechnen, oder wenn Sie einfach nur Ihre Zeit und Arbeit besser managen wollen, kann Ihnen diese Funktion sehr gute Dienste leisten.
Wenn Sie z.B. Rechtsanwalt sind, können Sie für jeden Klienten einen Gedanken in Ihrem Brain erstellen. Ein Klick auf die History-Liste offenbart dann schnell, wieviel Zeit Sie an die einzelnen Klienten abrechnen können. Auf der anderen Seite erkennen Sie durch dieses Tool vielleicht auch, wo Sie viel Zeit für die Bearbeitung von Aufgaben verschwenden, die Sie besser delegieren sollten.
Die History-Liste wird durch einen Klick auf den 'Update' Button aktualisiert. Ein Gedanke aus der History-Liste lässt sich aktivieren, indem Sie auf ihn klicken.
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http://www.zmija.de/personalbrain_07.htm |
©2004 ZMIJA.DE |
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