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PersonalBrain & Anwendungsprogramme
PersonalBrain unterscheidet zwei Arten von Anwendungsprogrammen: solche, die Dateien erstellen, und solche, die selbst keine Dateien erstellen. PersonalBrain kann mit beiden Arten sehr gut umgehen.
Für Anwendungsprogramme, die selbst Dateien erzeugen, bietet PersonalBrain den Vorteil, daß Sie die Zeit und die Aufmerksamkeit für das Starten der Anwendung sowie für das Suchen und Öffnen der zu bearbeitenden Datei sparen. Diese Aufgaben werden automatisch durchgeführt, wenn Sie auf einen Gedanken klicken, der über den entsprechenden Inhalt verfügt. Sie können sich also auf Ihre Ideen und Arbeit konzentrieren. Zudem brauchen Sie sich nicht mehr um die Benennung der Datei oder um den Speicherort der Datei auf der Festplatte zu kümmern, wenn Sie eine neue Datei mit Hilfe der 'Select Content' Box erstellen.
Für Anwendungen, die selbst keine Dateien erzeugen, wie z.B. Web Browser, Spiele, Hilfsprogramme, CD Player usw., können Sie eine Verknüpfung mit einem Gedanken erstellen. Wenn Sie diesen Gedanken aktivieren und nochmals auf ihn klicken, wird die Anwendung gestartet. Wenn Sie alle Anwendungen einer Kategorie unter einem gemeinsamen Eltern-Gedanken gruppieren und für diesen Eltern-Gedanken einen Pin erstellen, haben Sie stets schnellen Zugriff auf die Anwendungen und sparen sich somit die Zeit für das Aufblättern des Windows-Startmenüs.
Mehrere Gedanken-Inhalte gleichzeitig bearbeiten
Manchmal kann es vorkommen, daß Sie mehrere Gedanken zur gleichen Zeit bearbeiten möchten. Dies könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie beabsichtigen, aus verschiedenen Dateien Inhalte auszuschneiden, um sie in andere Dateien wieder einzufügen. Es ist nicht schwierig mit mehreren Gedanken gleichzeitig zu arbeiten. Wenn ein Anwendungsprogramm geöffnet ist und mehre Dateien gleichzeitig verwalten kann, dann können Sie:
Wenn Sie eine Datei in das Anwendungsprogramm hereinziehen, die bereits bearbeitet wird, kann die Reaktion der Anwendung unterschiedlich sein.
Zum Beispiel:
WordPerfect akzeptiert die zweite Instanz der Datei. Sie wird jedoch, wie bei einer gemeinsamen Bearbeitung in einem Netzwerk, als 'schreib-geschützt' geöffnet, so daß vorgenommene Änderungen nicht gespeichert werden können.
Microsoft Word fragt, ob Sie die zuletzt gespeicherte Kopie der Datei wiederherstellen möchten. Wenn Sie dies bestätigen, verlieren Sie sämtliche Änderungen, die nach der letzten Speicherung vorgenommenen wurden.
Mehrere Versionen einer Datei verwalten
Wenn Sie mehrere Versionen einer Datei aufbewahren möchten, z.B. mehrere Entwürfe eines Berichtes oder einer Dokumentation, ist dies die beste Möglichkeit es zu tun:
Die Verwendung von Schablonen (templates)
Oftmals werden neue Dokumente erstellt, die auf bereits bestehenden Dokumenten basieren, wie z.B. Angebote, Berichte usw. PersonalBrain erleichtert diese Arbeit, indem es Ihnen erlaubt, das zugrundeliegende Basisdokument als Schablone zu definieren und es in der 'Select Content' Box als Inhaltstyp auszuwählen, wenn Sie für einen Gedanken entsprechenden Inhalt erstellen möchten.
Eine Schablone (template) ist eine Datei, die als Grundlage für die Erstellung anderer Dateien verwendet wird, wie z.B. ein leeres Rechnungsformular, auf dem Sie nur noch die Job- und Preisdaten ergänzen und das dann unter der Rechnungsnummer gespeichert wird.
Um eine Schablone zu erstellen, gehen Sie so vor:
Beachten Sie, daß der Name der angegebenen Datei nun in der 'Select Content' Dialogbox angezeigt wird. Er ist dort künftig verfügbar, und Sie können ihn auswählen, wenn Sie eine neue Datei erstellen möchten, die auf dieser Schablone basiert. Wenn Sie die Schablone nicht mehr benötigen, gehen Sie in das 'Select Content' Menü und klicken Sie auf 'Remove Template', um sie zu aus dem Auswahlfeld zu entfernen.
Eine der nützlichsten Funktionen bei der Arbeit mit Schablonen, ist die automatische Benennung von Dateien durch PersonalBrain, wenn die neu erstellte Datei auf einer Schablone basiert. Wenn Sie bereits mit Vorlagen gearbeitet haben (z.B. in Microsoft Word oder Excel), werden Sie wissen, daß Sie oft Gefahr laufen, ein Original zu verändern, sobald Sie das Umbenennen der Datei vor dem Speichern vergessen. Dann liegt nur noch die veränderte Version und nicht mehr die ursprüngliche Version vor. Es kostet manchmal viel Arbeit und Zeit die Vorlage wiederherzustellen. Da PersonalBrain die Dateien für Sie benennt, brauchen Sie die ärgerliche Erfahrung jetzt nicht länger zu machen.
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http://www.zmija.de/personalbrain_09.htm |
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