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Wissensmanagement
Wissen ist ganz
anders als die Rohstoffe des
Industriezeitalters. Es ist die einzige Ressource,
die sich bei Gebrauch und beim Teilen mit
anderen nicht vermindert, sondern vermehrt.
Einleitung
Viele Unternehmen leben von ihrer Spezialisierung und von ihrem Produktwissen, so daß ihre Existenz von der Verfügbarkeit und Nutzung des vorhandenen Wissens abhängt. Wissen ist zu einem nachhaltigen Wettbewerbsfaktor geworden, der aufgrund seiner Flüchtigkeit systematisch gemanaget werden muß. Der Begriff 'Wissensmanagement' wird in der Literatur sehr häufig verwendet. Es gibt jedoch keine einheitliche Definition, was unter diesem Begriff genau zu verstehen ist. Aus diesem Grund werden in der Praxis je nach Interessenslage unterschiedliche Auffassungen und Ansätze vertreten. Wissensmanagement ist insbesondere deshalb zu einem aktuellen Thema geworden, weil durch die schnelle Entwicklung und zunehmende Vernetzung der zur Verfügung stehenden Informations- und Kommunikationstechnologie heute völlig neue Organisationsformen des vorhandenen Wissens möglich sind. Wissensmanagement hat jedoch nur sehr geringe Aussichten auf Erfolg, wenn es sich ausschließlich auf den Aufbau und den Erhalt eines firmeneigenen Intranets oder nur auf die gemeinsame Nutzung bestimmter Anwendungssysteme beschränkt. Vielmehr ist ein ganzheitliches Management der Ressource 'Wissen' erforderlich. Es sind Ziele zu setzen, die den Zweck und die Ausrichtung der organisationseigenen Wissens-Systeme festlegen. Für das Erreichen dieser Ziele müssen in der Praxis geeignete Verfahren und Methoden identifiziert und angewendet werden. Und schließlich muß die Wirkung dieser Verfahren und Methoden regelmäßig gemessen und im Hinblick auf die Zielerreichung bewertet werden, um den Erfolg des Wissensmanagements bestimmen zu können.
Schon immer wurde in vielen Unternehmen Wissen dokumentiert, archiviert und an andere Mitarbeiter weitergegeben. Bisher lag diesen Aufgaben jedoch keine besondere Systematik zugrunde. Vielmehr wurden die Informationen von einzelnen Schlüsselpersonen nach mehr oder weniger subjektiven Kriterien gespeichert. Als eine Folge, fanden auch nur diese Mitarbeiter, welche zuvor mit der Speicherung oder der Bearbeitung der Informationen befasst waren, Zugriff auf das Unternehmenswissen. Es mangelt also an einer einheitlichen Darstellung des Wissens, die den leichten und schnellen Zugang zu dem gespeicherten Wissen ermöglicht. Informationen nützen letztendlich nichts, wenn sie nicht in einen Rahmen von Wissen eingeordnet werden können. In der heutigen Wirtschaftswelt sind Daten die Rohstoffe, Informationen die Halbfabrikate und anwendbares Wissen das veredelte und marktfähige Endprodukt (z.B. als Beratungsdienstleistung oder Software). Wissen selbst ist zu einem veräußerlichen Gut geworden. Informationsprodukte müssen in der Regel nur einmal hergestellt werden, die Kosten für die Vervielfältigung (digitalen) Wissens liegen praktisch bei Null!
Zielsetzung
Ziel des systematischen Wissensmanagements ist es, allen Mitarbeitern das im Unternehmen vorhandene Wissen zur Verfügung zu stellen. Hierdurch können dann kürzere Projektanlauf- und -durchführungszeiten erreicht werden, so daß die Zeit bis zur Erstellung eines marktfähigen Produktes oder einer Dienstleistung sich verkürzt (time-to-market). Durch das Teilen von Wissen können zudem aufwendige Doppelarbeiten vermieden werden. Die konsequente Nutzung von Expertenwissen und best-practice-Ansätzen führt desweiteren zu einer höheren Qualität der Leistung. Zur Erreichung dieser Ziele muß genau das Wissen an die richtigen Stelle transportiert werden, das erforderlich ist, um mit den eigenen Produkten oder Dienstleistungen kundengerecht und schneller auf den Markt zu gelangen. Da wir heute einer ungeheuren Informationsflut ausgesetzt sind, die selbst Fachleute kaum mehr überblicken können, müssen aus den verfügbaren Informationsquellen mittels geeigneter Werkzeuge oder Verfahren Handlungsempfehlungen abgeleitet werden können, die zu Informations- und letztendlich auch zu Marktvorteilen führen.
Umsetzung
Die isolierten
Informationsinseln in den Unternehmen müssen in zentrale
Quellen des Wissens verwandelt werden, die von allen
Mitarbeitern genutzt werden können. Dazu sind Ziele vom
Top-Management zu formulieren und konsequent zu
unterstützen. Es muß eine klare Vision kommuniziert
werden, die Wissenmanagement als ein zu erstrebendes
Unternehmensziel beschreibt.
Die zweckmäßige Ausrichtung der zu erstellenden
Wissens-Systeme ist zu definieren. Hierbei ist darauf zu
achten, daß die Erreichung der gesetzten Ziele
realistisch und objektiv messbar ist, um ggf.
Kurskorrekturen vornehmen zu können.
In der nächsten Phase ist das im Unternehmen vorhandene
Wissen zu identifizieren. Dazu muß die Verantwortung und
die Systematik für die Sammlung und Kategorisierung des
Wissens klar geregelt sein. Dies könnte zum Beispiel
durch einen speziellen Wissens-Manager geschehen. Das
Wissen muß dann in geeigneter Form gespeichert werden.
Um die Nutzung des gespeicherten Wissens zu ermöglichen,
muß es allen Mitarbeitern zugänglich sein. Dabei muß
es einfach und unkompliziert sein, sich einen Überblick
über das vorhandene Wissen zu verschaffen. Die
eingesetzten Systeme haben nämlich nur eine Chance auf
Erfolg, wenn die Anwender nicht lange nach der
gewünschten Information suchen müssen. Zudem darf die
Wissensbasis nicht statisch sein, denn auch die
Mitarbeiter bilden sich weiter und sammeln neue
Erfahrungen. Um dieser Entwicklung Rechnung zu tragen,
muß der organsationale Wissenspeicher permanent
aktualisiert werden, d.h. neue Informationen müssen in
das System eingespeist und nicht mehr gültige bzw. nicht
mehr nützliche Daten müssen gelöscht werden.
Die auf Wissen basierenden Wettbewerbsvorteile eines
Unternehmens müssen möglichst lange aufrecht erhalten
werden. Hierzu sind geeignete und wirkungsvolle
Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit und
Integrität der gespeicherten Informationen zu
implementieren. Andernfalls besteht die Gefahr eines
unkontrollierten Wissensabflusses sowie das Risiko,
Fehlentscheidungen aufgrund falscher Daten zu treffen.
Wer viel weiß und nichts daraus macht, hat am Ende nichts gewonnen. Das beste Wissens-Management-System nützt nichts, wenn zuvor die erforderlichen aufbau- und ablauforganisatorischen Entscheidungen nicht getroffen wurden.
Vorteile
Gefahren
Entscheidend für ein erfolgreiches Wissensmanagement ist es, die Mitarbeiter im Unternehmen dazu zu bewegen, individuelles Wissen mit anderen zu teilen, und selbst auch fremdes Wissen zu nutzen. Denn es gehört zu den typischen menschlichen Eigenschaften, eigenes Wissen zu horten und das Wissen anderer nur ungern anzunehmen. Viele Positionen in Unternehmen gründen sich auf spezifischem Wissen. Daher werden sich die betroffenen Stelleninhaber mit aller Macht gegen die Einführung von Wissens-Systemen wehren, bedeutet es doch scheinbar eine Schwächung ihrer auf Wissen beruhenden Position. Im Unternehmen muß eine individuelle Unternehmenskultur mit einer entsprechenden Führungs- und Kommunikationskultur geschaffen werden. Zum Beispiel könnten die Beiträge jedes einzelnen gemessen, bewertet und entsprechend belohnt werden. Die Einrichtung von Kommunikations- oder Kaffee-Ecken sowie die Rotation der Mitarbeiter durch verschiedene Abteilungen können den innerbetrieblichen Wissensaustausch fördern. Zudem können auf diese Weise (informelle) Netzwerke wachsen, die sehr häufig eine schnellere und direkte Bearbeitung von Problemen ermöglichen.
Die Menschen müssen in den Mittelpunkt gerückt werden. Ein Intranet oder entsprechende IT-Lösungen reichen nicht aus. Denn der schwierigste Teil ist das Sammeln und das Erfassen von Wissen. Das muß in der Regel durch die Mitarbeitern geschehen, denn im Analysieren, Kategorisieren und Bewerten von Information ist der Mensch den Maschinen bei weitem überlegen. Die elektronische Datenverarbeitung sollte nur als ein notwendiges Hilfsmittel zur strukturierten Speicherung, zum Wiederfinden und zur Verteilung der Informationen angesehen werden. Unternehmen, die ihr Wissen als wichtige wettbewerbsrelevante Ressource betrachten, werden künftig immer besser und immer umfassender ausgebildete Mitarbeiter benötigen. Denn, um die Informationen richtig in Relation zueinander setzen zu können, ist ein gutes Verständnis für die oft komplexen Zusammenhänge erforderlich.
Wissensmanagement kostet Geld. Sicher sind bei der Einführung von Wissensmanagement-Systemen zunächst nur die Kosten für den Aufbau der erforderlichen Infrastruktur. Die Ergebnisse und der Nutzen lassen sich jedoch nur schwer ermitteln. Wissen ist ein immaterielles Gut, und ist daher nur sehr schwer zu bewerten. Somit besteht die Gefahr, daß der Controller die Aktivitäten rund um das Wissensmanagement schon vor ihrem Wirksamwerden stoppt. Der Zwang, Wettbewerbsvorteile zu schaffen, kollidiert mit dem Ziel eines Rechnungswesenmodells, das immer noch an historischen Werten orientiert ist. Abhilfe könnten hier neue Managementinformations-Systeme wie zum Beispiel die Einführung einer Balanced Scorecard bieten.
Links u. Literatur
Bücher:
Knowledge Communities.
Mit virtuellen Wissensmärkten Wissen in Unternehmen effektiv nutzen.
optimal nutzen, von Michael Peter Schmidt
Wettbewerbsvorteile durch Wissensmanagement.
Methodik und Anwendungen des Knownledge Managements
von H. Krallmann
Links:
Bausteine des Wissensmanagements
ein praxisorientierter Ansatz, von:
G.Probst und K.Romhardt
Was ist Wissensmanagement
von N.Wilkens
Markus Zmija
Kontakt: mz@zmija.de
Fax/Voice: +49 (0)721 - 151 392 293
im Web: www.markus-zmija.de
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http://www.zmija.de/wissensmanagement.htm |
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