Zeitmanagement
Wozu Zeitmanagement?
Das ist die entscheidende Frage für ein erfolgreiches Zeitmanagement. Sie sollte beantwortet werden, bevor Sie mit der Planung Ihrer Zeit beginnen. Andernfalls kann es passieren, daß Sie keinen wirklichen Nutzen erhalten und Zeitplanung nur zum Selbstzweck betreiben. Und das wäre wiederum reine Zeitverschwendung! Durch systematisches Zeitmanagement können Sie sehr viel Zeit gewinnen - Zeit, die für Dinge zur Verfügung steht, die Ihnen wirklich wichtig sind. Was das konkret ist, müssen Sie selbst festlegen! Zudem erreichen Sie durch Zeitplanung eine Konzentration auf das Wesentliche. Aufgaben werden somit effizienter und effektiver bearbeitet. Probleme und Hindernisse lassen sich dann schon frühzeitig erkennen, so daß Abweichungen schon mit geringem Aufwand zu korrigieren sind.
Durch Zeitplanung werden Sie die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit sinnvoller verbringen. Unangenehme Überraschungen werden seltener und ein ausgewogenes Arbeitsprogramm erstellt. Zeit ist ein ziemlich gerecht verteiltes Gut, denn jedem Menschen stehen davon täglich genau 1440 Minuten zur Verfügung; sie ist jedoch auch ein sehr kostbares Gut, da niemand auch nur eine einzige vergangene Minute wieder zurück holen kann. Also müsste man annehmen, daß alle Menschen ihre begrenzte Zeit äußerst kontrolliert nutzen. Es ist jedoch nicht so einfach! Gerade in der heutigen, schnell-lebigen Zeit müssen wir uns immer wieder mit Dingen auseinandersetzen, die scheinbar ganz eilig und wichtig sind. Bei näherem Betrachten stellen sie sich jedoch als große Zeitverschwendung heraus. Zudem gibt es eine Vielzahl von nicht beeinflußbaren Ereignissen, wie z.B. das Wetter, die nervigen Verkehrsstaus, Flugzeug- und Bahnverspätungen. Sie können eine Tagesplanung kräftig durcheinander wirbeln. Umso wichtiger ist es, sich um die Dinge zu kümmern, die man selbst beeinflussen kann. Denn letztendlich ist es Ihre persönliche Zeit, und Sie selbst müssen die Verantwortung dafür übernehmen, daß sie nicht verschwendet wird.
Das bedeutet jedoch nicht, mit der Stoppuhr in der Hand, jede Tagesaktivität sekundengenau vorzuplanen. Vielmehr bedeutet es, vor Beginn einer Aktivität, deren Substanz und Komplexität zu überdenken, um ihr dann genau die Zeit zuzuordnen, die ihr angemessen ist. - Nicht mehr, aber auch nicht weniger ! Damit Sie auch noch genug Zeit für unvorhergesehene, jedoch gleichfalls wichtige Aufgaben haben, sind in einem guten Plan maximal 60 % der zur Verfügung stehenden Zeit geplant werden. So bleiben Sie hinreichend flexibel.
Zeitplanung
Zunächst muß Ihnen
klar sein: Zeitplanung braucht Zeit. Viele Menschen
meinen, keine Zeit für eine ordentliche Zeitplanung zu
haben. Dies ist jedoch nur sehr kurzfristig gedacht. Denn
schließlich verkürzt sich durch eine sorgfältige
Zeitplanung der erforderliche Arbeitsaufwand. Gleichzeitig wird sich
häufig auch die Qualität der erzielten Ergebnisse deutlich
verbessern.
Beginnen Sie daher jeden Tag mit der Planung der
durchzuführenden Tätigkeiten. Definieren Sie zunächst
in einer Art Brainstorming die Aktivitäten und
Angelegenheiten, die Sie im Laufe des Tages zu erledigen
haben. Ordnen Sie den einzelnen Aufgaben Prioritäten zu
und definieren Sie dann die Reihenfolge, in der die
einzelnen Punkte erledigt werden sollen. Denken Sie
hierbei auch an das bekannte Sprichwort "Zeit ist
Geld!". Bewerten Sie z.B. die zu erwartenden
Resultate mit den Kosten, die ihnen gegenüberstehen
(z.B. Arbeitslohn, Reisekosten, usw.). Stimmen Ihre
Prioritäten jetzt noch?
Wenn Sie eine Arbeitsplan für den laufenden Tag
erstellen, sollte die Planung unbedingt schriftlich
festgehalten werden. Formulieren Sie die zu erledigenden
Aufgaben dabei ergebnisorientiert, d.h. statt
"Bericht schreiben" steht auf Ihrem Plan
"Bericht geschrieben". Der schriftliche
Arbeitsplan ist Ihr Navigations- und Kontrollinstrument
für den laufenden Tag. Wenn eine Aufgabe erledigt ist,
wird sie deutlich sichtbar "abgehakt"! Sie
werden sehen, diese Vorgehensweise motiviert. Sie haben
stets vor Augen, wie im Laufe des Tages Ihre selbst gesetzten
Ziele
nach und nach erfolgreich umsetzen. Zudem stellen Sie
durch die Schriftform sicher, daß eine möglicherweise
wichtige Aufgabe nicht vergessen wird.
Es kann dennoch einmal vorkommen, daß Sie nicht alle
vorgenommenen Aufgaben schaffen. Dann ist es ganz
wichtig, diese Aktivitäten handschriftlich in die
Planung für den folgenden Tages zu übernehmen. Sie lernen so
nach und nach Ihre eigene Leistungsfähigkeit
besser einzuschätzen. Ihre Planungsqualität
wird so in einem permanenten Feedback-Prozess immer besser.
Tipps und Tricks
Störungen vermeiden
Wenn Sie eine wichtige Aufgabe erledigen, schalten Sie unnötige Störfaktoren ab. Leiten Sie das Telefon um, schliessen Sie die Türe und beenden Sie die email-Software. So können Sie sich konzentriert mit der zu erledigenden Aufgabe beschäftigen. Unterbrechungen führen zum sogenannten Sägeblatt-Effekt, d.h. wenn Sie einmal aufhören, dann brauchen Sie wieder zusätzliche Energie, um in die Aufgabe 'hereinzukommen'.
Telefon
Kennen Sie das nicht auch? Immer wenn Sie
jemanden am Telefon sprechen möchten, ist er 'gerade
nicht im Büro', 'in einer Besprechung', 'irgendwo in der
Nähe', aber nicht am Telefon. In dieser Situation ist es
ratsam, seine Sekretärin /Assistenten nach der genauen
Zeit zu fragen, wann er erreichbar ist. Wenn Sie eine
Nachricht hinterlassen, sollten Sie auch eine Zeit
angeben, wann Sie selbst zu erreichen sind. Falls Sie
nicht erreichbar sind, sagen Sie es.
Memos
Halten Sie sich kurz, dadurch sparen Sie ihre Zeit beim
Schreiben und die des Empfänger beim Lesen. Gleichzeitig
erhöhen Sie im Zeitalter der Informationsüberflutung die Wahrscheinlichkeit, daß Ihr Memo auch
vollständig gelesen wird.
Schreiben Sie Memos niemals nur für eine Person, denn
dann ist das Telefon das bessere Kommunikationsmittel.
Beantwortung
schriftlicher Anfragen
Wenn die Form es zuläßt, antworten Sie möglichst immer
auf das erhaltene Dokument. Schreiben Sie an den Rand,
machen Sie wenn nötig eine Kopie, und senden Sie das
Dokument wieder zurück. Sie haben die Anfrage ohne
Aufwand beantwortet, und der Anfrager hat sowohl die
Frage als auch die Antwort auf einem Papier, was die Verwaltung des Vorgangs enorm vereinfacht.
Widerstehen Sie der Gefahr der unnötigen Perfektion!
Gerade die heute zur Verfügung stehenden Arbeitsmittel
(insbesondere PCs mit Laserdrucker, Faxgeräte, usw.)
fressen oft unheimlich viel Zeit für die Erstellung von
eigentlich unwichtigen Dokumenten, hier würden oft kurze
handschriftliche Notizen vollkommen ausreichen.
Lernen Sie,
"Nein" sagen
Dann brauchen Sie weniger Versprechen einhalten und
müssen weniger Kompromisse eingehen. Zudem verhindern
Sie ein burn out und können sich stattdessen mehr auf
Ihre persönlichen Qualitäten konzentrieren. Hierzu kann
es unter Umständen auch geschickt sein, einfach nicht
anwesend zu sein, wenn Aufgaben verteilt werden. Aber
Vorsicht: der Schuß kann leicht nach hinten losgehen,
wenn die an Sie gestellten Erwartungen nicht erfüllt
werden.
Organisieren Sie
Ihren Posteingang
Entscheiden Sie sofort, ob die Post (1) von
Ihnen persönlich bearbeitet werden muß, (2) von
einem anderen bearbeitet (legen Sie fest wer!) oder (3) abgelegt werden kann
oder (4) direkt in den Müllkorb wandert. Wenn Ihr
persönlicher Einsatz gefordert ist, erledigen Sie es
gleich. Dokumente sollten nur einmal angefaßt werden.
Aufgabenplanung
Fassen Sie gleichartige Aufgaben zusammen. Eine
Analogie finden Sie in der Fließbandfertigung. Jeder ist auf
einen kleinen Teil der durchzuführenden Arbeit
spezialisiert. Dadurch wird im Endergebnis eine höhere
Produktivität erreicht, als wenn jeder die vollständige
Aufgabe bearbeitet hätte. Außerdem brauchen Sie die
Durchführung nur einmal vorzubereiten und anschließend
aufzuräumen.
Kleinere Aufgaben sollten Sie sofort und vollständig
bearbeiten. Auf diese Weise sparen Sie zusätzliche
Vorbereitungs- und Verbesserungsphasen.
Terminvereinbarung
Wenn Sie einen Termin vereinbaren, planen Sie
gleichzeitig auch das Ende. Nur so können auch die
nachfolgenden Verabredungen pünktlich beginnen. Prüfen
Sie vor der Terminabsprache ggf. die
Anreisemöglichkeiten. Das kann unnötige Wartezeiten
verhindern.
Reisezeit nutzen
Nutzen Sie die Reisezeit. Wenn Sie mit dem Auto fahren,
können Sie zum Beispiel eine Lernkassette statt
nervender Verkehrsdurchsagen hören. Sie können dabei
mitsprechen oder laut schreien, auf der Autobahn hört
Sie niemand! Vom Telefonieren im Auto würde ich jedoch
abraten, da hierdurch die Unfallwahrscheinlichkeit
erheblich steigt.
Wenn Sie mit anderen Verkehrsmitteln unterwegs sind oder
als Beifahrer im Auto sitzen, dann ergeben sich immer
Möglichkeiten etwas Sinnvolles zu erledigen. Wichtig
ist, daß Sie die richtigen Hilfsmittel dabei haben. Das
können Notizbuch, Akten, Mobiltelefon, Bücher oder auch
das Notebook sein.
Finden Sie Ihre
optimale Geschwindigkeit
Sie können viel Zeit gewinnen, wenn Sie nicht zu schnell
etwas vollenden wollen oder zu lange zögern. Denken Sie
an einen z.B. an einen Marathonläufer. Sicherlich
könnte er in der Anfangsphase schneller laufen, dann
würde er jedoch später einfallen und insgesamt eine
schlechtere Leistung erzielen. Sie müssen mit Ihren
Ressourcen haushalten!
Hotel
Checken Sie nach Möglichkeit schon am Vorabend Ihrer
Abreise aus dem Hotel aus. So ersparen Sie sich ein
Anstehen in der Schlange am nächsten Morgen.
Links u. Literatur
Bücher:
Wenn Du es eilig hast, gehe langsam
von L.J. Seiwert
Der Weg zum Wesentlichen
von S.R. Covey et. al.
Der Minuten-Manager
von K. Blanchard und S. Johnson:
simplify your life - Einfacher & glücklicher leben
von W.T. Küstenmacher
http://www.zmija.de/zeitmanagement.htm |
©2002-2012 ZMIJA.DE |