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Zeitmanagement


Wozu Zeitmanagement
Zeitplanung
Tipps u. Tricks
Literatur u. Links

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Wozu Zeitmanagement?

Das ist die entscheidende Frage für ein erfolgreiches Zeitmanagement. Sie sollte beantwortet werden, bevor Sie mit der Planung Ihrer Zeit beginnen. Andernfalls kann es passieren, daß Sie keinen wirklichen Nutzen erhalten und Zeitplanung nur zum Selbstzweck betreiben. Und das wäre wiederum reine Zeitverschwendung! Durch systematisches Zeitmanagement können Sie sehr viel Zeit gewinnen - Zeit, die für Dinge zur Verfügung steht, die Ihnen wirklich wichtig sind. Was das konkret ist, müssen Sie selbst festlegen! Zudem erreichen Sie durch Zeitplanung eine Konzentration auf das Wesentliche. Aufgaben werden somit effizienter und effektiver bearbeitet. Probleme und Hindernisse lassen sich dann schon frühzeitig erkennen, so daß Abweichungen schon mit geringem Aufwand zu korrigieren sind.

Durch Zeitplanung werden Sie die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit sinnvoller verbringen. Unangenehme Überraschungen werden seltener und ein ausgewogenes Arbeitsprogramm erstellt. Zeit ist ein ziemlich gerecht verteiltes Gut, denn jedem Menschen stehen davon täglich genau 1440 Minuten zur Verfügung; sie ist jedoch auch ein sehr kostbares Gut, da niemand auch nur eine einzige vergangene Minute wieder zurück holen kann. Also müsste man annehmen, daß alle Menschen ihre begrenzte Zeit äußerst kontrolliert nutzen. Es ist jedoch nicht so einfach! Gerade in der heutigen, schnell-lebigen Zeit müssen wir uns immer wieder mit Dingen auseinandersetzen, die scheinbar ganz eilig und wichtig sind. Bei näherem Betrachten stellen sie sich jedoch als große Zeitverschwendung heraus. Zudem gibt es eine Vielzahl von nicht beeinflußbaren Ereignissen, wie z.B. das Wetter, die nervigen Verkehrsstaus, Flugzeug- und Bahnverspätungen. Sie können eine Tagesplanung kräftig durcheinander wirbeln. Umso wichtiger ist es, sich um die Dinge zu kümmern, die man selbst beeinflussen kann. Denn letztendlich ist es Ihre persönliche Zeit, und Sie selbst müssen die Verantwortung dafür übernehmen, daß sie nicht verschwendet wird.

Das bedeutet jedoch nicht, mit der Stoppuhr in der Hand, jede Tagesaktivität sekundengenau vorzuplanen. Vielmehr bedeutet es, vor Beginn einer Aktivität, deren Substanz und Komplexität zu überdenken, um ihr dann genau die Zeit zuzuordnen, die ihr angemessen ist. - Nicht mehr, aber auch nicht weniger ! Damit Sie auch noch genug Zeit für unvorhergesehene, jedoch gleichfalls wichtige Aufgaben haben, sind in einem guten Plan maximal 60 % der zur Verfügung stehenden Zeit geplant werden. So bleiben Sie hinreichend flexibel.

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Zeitplanung

Zunächst muß Ihnen klar sein: Zeitplanung braucht Zeit. Viele Menschen meinen, keine Zeit für eine ordentliche Zeitplanung zu haben. Dies ist jedoch nur sehr kurzfristig gedacht. Denn schließlich verkürzt sich durch eine sorgfältige Zeitplanung der erforderliche Arbeitsaufwand. Gleichzeitig wird sich häufig auch die Qualität der erzielten Ergebnisse deutlich verbessern.
Beginnen Sie daher jeden Tag mit der Planung der durchzuführenden Tätigkeiten. Definieren Sie zunächst in einer Art Brainstorming die Aktivitäten und Angelegenheiten, die Sie im Laufe des Tages zu erledigen haben. Ordnen Sie den einzelnen Aufgaben Prioritäten zu und definieren Sie dann die Reihenfolge, in der die einzelnen Punkte erledigt werden sollen. Denken Sie hierbei auch an das bekannte Sprichwort "Zeit ist Geld!". Bewerten Sie z.B. die zu erwartenden Resultate mit den Kosten, die ihnen gegenüberstehen (z.B. Arbeitslohn, Reisekosten, usw.). Stimmen Ihre Prioritäten jetzt noch?
Wenn Sie eine Arbeitsplan für den laufenden Tag erstellen, sollte die Planung unbedingt schriftlich festgehalten werden. Formulieren Sie die zu erledigenden Aufgaben dabei ergebnisorientiert, d.h. statt "Bericht schreiben" steht auf Ihrem Plan "Bericht geschrieben". Der schriftliche Arbeitsplan ist Ihr Navigations- und Kontrollinstrument für den laufenden Tag. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, wird sie deutlich sichtbar "abgehakt"! Sie werden sehen, diese Vorgehensweise motiviert. Sie haben stets vor Augen, wie im Laufe des Tages Ihre selbst gesetzten Ziele nach und nach erfolgreich umsetzen. Zudem stellen Sie durch die Schriftform sicher, daß eine möglicherweise wichtige Aufgabe nicht vergessen wird.
Es kann dennoch einmal vorkommen, daß Sie nicht alle vorgenommenen Aufgaben schaffen. Dann ist es ganz wichtig, diese Aktivitäten handschriftlich in die Planung für den folgenden Tages zu übernehmen. Sie lernen so nach und nach Ihre eigene Leistungsfähigkeit besser einzuschätzen. Ihre Planungsqualität wird so in einem permanenten Feedback-Prozess immer besser.

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Tipps und Tricks

Störungen vermeiden
Wenn Sie eine wichtige Aufgabe erledigen, schalten Sie unnötige Störfaktoren ab. Leiten Sie das Telefon um, schliessen Sie die Türe und beenden Sie die email-Software. So können Sie sich konzentriert mit der zu erledigenden Aufgabe beschäftigen. Unterbrechungen führen zum sogenannten Sägeblatt-Effekt, d.h. wenn Sie einmal aufhören, dann brauchen Sie wieder zusätzliche Energie, um in die Aufgabe 'hereinzukommen'.

Telefon
Kennen Sie das nicht auch? Immer wenn Sie jemanden am Telefon sprechen möchten, ist er 'gerade nicht im Büro', 'in einer Besprechung', 'irgendwo in der Nähe', aber nicht am Telefon. In dieser Situation ist es ratsam, seine Sekretärin /Assistenten nach der genauen Zeit zu fragen, wann er erreichbar ist. Wenn Sie eine Nachricht hinterlassen, sollten Sie auch eine Zeit angeben, wann Sie selbst zu erreichen sind. Falls Sie nicht erreichbar sind, sagen Sie es.

Memos
Halten Sie sich kurz, dadurch sparen Sie ihre Zeit beim Schreiben und die des Empfänger beim Lesen. Gleichzeitig erhöhen Sie im Zeitalter der Informationsüberflutung die Wahrscheinlichkeit, daß Ihr Memo auch vollständig gelesen wird.
Schreiben Sie Memos niemals nur für eine Person, denn dann ist das Telefon das bessere Kommunikationsmittel.

Beantwortung schriftlicher Anfragen
Wenn die Form es zuläßt, antworten Sie möglichst immer auf das erhaltene Dokument. Schreiben Sie an den Rand, machen Sie wenn nötig eine Kopie, und senden Sie das Dokument wieder zurück. Sie haben die Anfrage ohne Aufwand beantwortet, und der Anfrager hat sowohl die Frage als auch die Antwort auf einem Papier, was die Verwaltung des Vorgangs enorm vereinfacht.
Widerstehen Sie der Gefahr der unnötigen Perfektion! Gerade die heute zur Verfügung stehenden Arbeitsmittel (insbesondere PCs mit Laserdrucker, Faxgeräte, usw.) fressen oft unheimlich viel Zeit für die Erstellung von eigentlich unwichtigen Dokumenten, hier würden oft kurze handschriftliche Notizen vollkommen ausreichen.

Lernen Sie, "Nein" sagen
Dann brauchen Sie weniger Versprechen einhalten und müssen weniger Kompromisse eingehen. Zudem verhindern Sie ein burn out und können sich stattdessen mehr auf Ihre persönlichen Qualitäten konzentrieren. Hierzu kann es unter Umständen auch geschickt sein, einfach nicht anwesend zu sein, wenn Aufgaben verteilt werden. Aber Vorsicht: der Schuß kann leicht nach hinten losgehen, wenn die an Sie gestellten Erwartungen nicht erfüllt werden.

Organisieren Sie Ihren Posteingang
Entscheiden Sie sofort, ob die Post (1) von Ihnen persönlich bearbeitet werden muß, (2) von einem anderen bearbeitet (legen Sie fest wer!) oder (3) abgelegt werden kann oder (4) direkt in den Müllkorb wandert. Wenn Ihr persönlicher Einsatz gefordert ist, erledigen Sie es gleich. Dokumente sollten nur einmal angefaßt werden.

Aufgabenplanung
Fassen Sie gleichartige Aufgaben zusammen. Eine Analogie finden Sie in der Fließbandfertigung. Jeder ist auf einen kleinen Teil der durchzuführenden Arbeit spezialisiert. Dadurch wird im Endergebnis eine höhere Produktivität erreicht, als wenn jeder die vollständige Aufgabe bearbeitet hätte. Außerdem brauchen Sie die Durchführung nur einmal vorzubereiten und anschließend aufzuräumen.
Kleinere Aufgaben sollten Sie sofort und vollständig bearbeiten. Auf diese Weise sparen Sie zusätzliche Vorbereitungs- und Verbesserungsphasen.

Terminvereinbarung
Wenn Sie einen Termin vereinbaren, planen Sie gleichzeitig auch das Ende. Nur so können auch die nachfolgenden Verabredungen pünktlich beginnen. Prüfen Sie vor der Terminabsprache ggf. die Anreisemöglichkeiten. Das kann unnötige Wartezeiten verhindern.

Reisezeit nutzen
Nutzen Sie die Reisezeit. Wenn Sie mit dem Auto fahren, können Sie zum Beispiel eine Lernkassette statt nervender Verkehrsdurchsagen hören. Sie können dabei mitsprechen oder laut schreien, auf der Autobahn hört Sie niemand! Vom Telefonieren im Auto würde ich jedoch abraten, da hierdurch die Unfallwahrscheinlichkeit erheblich steigt.
Wenn Sie mit anderen Verkehrsmitteln unterwegs sind oder als Beifahrer im Auto sitzen, dann ergeben sich immer Möglichkeiten etwas Sinnvolles zu erledigen. Wichtig ist, daß Sie die richtigen Hilfsmittel dabei haben. Das können Notizbuch, Akten, Mobiltelefon, Bücher oder auch das Notebook sein.

Finden Sie Ihre optimale Geschwindigkeit
Sie können viel Zeit gewinnen, wenn Sie nicht zu schnell etwas vollenden wollen oder zu lange zögern. Denken Sie an einen z.B. an einen Marathonläufer. Sicherlich könnte er in der Anfangsphase schneller laufen, dann würde er jedoch später einfallen und insgesamt eine schlechtere Leistung erzielen. Sie müssen mit Ihren Ressourcen haushalten!

Hotel
Checken Sie nach Möglichkeit schon am Vorabend Ihrer Abreise aus dem Hotel aus. So ersparen Sie sich ein Anstehen in der Schlange am nächsten Morgen.

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Links u. Literatur


Bücher:

ExLink Wenn Du es eilig hast, gehe langsam
von L.J. Seiwert

ExLink Der Weg zum Wesentlichen
von S.R. Covey et. al.

ExLink Der Minuten-Manager
von K. Blanchard und S. Johnson:

 
ExLink simplify your life - Einfacher & glücklicher leben
von W.T. Küstenmacher

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Version:04.01.2012